Sharepoint a migrace

Sharepoint je novou náhradou síťových složek. Je to místo na internetu, ve kterém máte svoje složky a soubory, které mohou být synchronizované přes všechna vaše zařízení. Také je to nástroj, který umožňuje sdílet týmům data mezi s sebou a mít tak vždy soubory po ruce.

Proč používat Sharepoint

Hlavních důvodů, proč používat ve firmě Sharepoint je několik. Zejména je to snadné sdílení, dostupnost, úprava dokumentů ve více lidech najednou, snadná správa, při které nepotřebujete specialistu a ochrana dat. Sharepoint také slouží pro sdílení dat s okolím firmy. Snadno v něm připravíte web (Sharepoint je webová aplikace), kde nastavíte oprávnění tak, aby do něj váš zákazník mohl nahrávat soubory. Tím vznikne společný prostor pro spolupráci a výměnu informací. Zároveň můžete nastavit oprávnění tak, aby konkrétní lidé měli přístup jen do konkrétních složek a v těchto složkách jen určitou úroveň. Lze například odepřít právo mazání a vytvořit tak dlouhodobý zabezpečený archiv.

Rozdíl mezi Sharepointem a OneDrivem

Zásadní rozdíl mezi Sharepointem a OneDrivem je v určení, co k čemu je. OneDrive je cloudový disk pro soubory jednotlivce a má jenom podsložky a soubory. Slouží především pro individuální data, tedy firemní dokumenty, které si vytváříte pro sebe a někdy je sdílíte v menším rozsahu, třeba jen s kolegou. Další využití najde pro synchronizaci těchto souborů mezi mobilem, tabletem a stolním počítačem nebo notebookem, který denně používáte. Tím také zálohuje vaše soubory a zajišťuje, že o nic nepřijdete, když se vaše zařízení pokazí.

Naopak Sharepoint je týmovou záležitostí. Má hlubší strukturu, dělí se na weby – dokumentové knihovny – složky a až poté soubory. Tím si můžete vytvářet weby podle potřeby a třeba je dělit na:

• Oddělení
• Týmy
• Projekty
• Zákazníky
• Zakázky

Sharepoint je také plně integrován s MS Teams, a tak v týmech máte po ruce všechny dokumentové knihovny (tedy to, co byste dříve řekli jako písmenko – „ulož mi to na emko“) a nejen tam. Přístup k týmovým dokumentům máte z Internetového prohlížeče, Průzkumníka souborů, Aplikaci v mobilu nebo právě Teams.

Detailně se zde nastavují oprávnění k jednotlivým úrovním, ať už to je právě web, dokumentová knihovna nebo samotný soubor. Vždy máte jistotu, že víte, kdo kam má přístup a vše lze auditovat.

Sharepoint i OneDrive si pamatují posledních pět set verzí dokumentu, snadno se tak podíváte, jaké úpravy kdo dělal, kdy to bylo a jak dokument vypadal před úpravou. Bezpečnostních funkcí je daleko více, například Auditní log zaznamenává, kdo s kým sdílel, co sdílel a mnoho dalšího.

Jaké jsou možnosti migrace

Pokud se rozhodnete Sharepoint začít využívat a už nějaké soubory ve firmě máte (což asi máte), je dobré vědět, jak je lze do Sharepointu přesunout. Jsou v podstatě dvě cesty:

• Uživatelé si, do připravené struktury, nahrají data sami. To má sice výhodu, že můžete začít buď na čisto bez historie, nebo si jen přesunout to, co vlastními silami zvládnete. Může to ale být chaotické a nepřesné. Na druhou stranu se bude přenášet jen to, co je důležité a ne bahno historie vaší firmy.
• Sharepoint migration tool: je nástroj pro migraci velkého objemu dat, pracuje automaticky a umožnuje přenést vše, co potřebujete bez uživatelského zásahu. Lze tak přenášet stovky a stovky gigabajtů dat bezdotykově. Na druhou stranu to ale může znamenat, že si Sharepoint „naládujete“ zbytečnými dokumenty. V každé firmě jsou staré dokumenty, které nikdo nevymaže, ale také s nimi nikdo nepracuje. Ty ale patří jinam – do Storage Blobu v Archivním tieru, který je mnohem levnější, než rozšiřování kapacity Sharepointu.

Migration tool má rychlost zhruba 20GB přenesených dat za hodinu, dobu migrace lze tedy naplánovat a případně rozdělit do fází, aby neomezila chod firmy. Menší množství souborů probíhá rychleji, než velké adresáře. Praktická rada zní: i když se Migration Tool tváří, že nic nedělá, tak na pozadí pracuje. Má tendenci stát na 98% a vypadá zaseknutý, ale není, je potřeba počkat, někdy i tři čtvrtě hodiny.

Na migraci do archivních úložišť slouží Storage Explorer. Ten je pro změnu administračním a migračním nástrojem do Storage Blobu.

Po migraci

Po migraci nastává uživatelská fáze. Jak už bylo psáno výše, je možné si soubory synchronizovat. Zde je nutno uživatelům doporučit, aby si synchronizovali jen adresáře, se kterými pracují – tedy minimum objemu dat. Zabrání se tím vytížení procesoru na stanici a také využití místa. Synchronizace sice umožňuje funkci Soubory na vyžádání, a nepoužívané soubory odsune do cloudu, aby nezabíraly místo, ale když máte mít přehled o třech stech tisících souborech místo dvou stovek, tak je to rozdíl.

Tak jako tak lze doporučit pro práci se Sharepointem využít prohížeč. Je to efektivní, fulltextově vyhledává a snadno se soubory sdílí a přesouvají mezi jednotlivými weby.

Závěrem

Pokud byste rádi Sharepoint využívali i ve Vaší firmě, pomůžeme Vám. Naše služby zahrnují analýzu, návrh struktury Sharepointu, migraci, školení a technickou podporu. Kontaktujte nás přímo zde na www.4clouds.com.