M365 Business Premium aneb co nabízíme, to sami také používáme

Vždy u nás platilo, že sami používáme to, co nabízíme našim zákazníkům. Kromě jiných služeb, jako je hosting Pohody, nebo Azure, používáme ve skupině firem iPodnik, 4clouds a Byteca cloudové služby pro spolupráci, které jsou souhrnným názvem označeny jako Microsoft 365.

Celkem je nás kolem padesáti, a proto potřebujeme všechny možné nástroje pro spolupráci. Na denním pořádku jsou u nás online schůzky, sdílení dokumentů, úkoly, poznámky, prezentace, excelové soubory a všelijaký jiný provoz firmy.

U toho všeho denního shonu potřebujeme data zabezpečit.

Proto jsme si pro svůj provoz zvolili plán Microsoft 365 Business Premium. Jeho hlavními složkami, kromě jiného jsou:

• Exchange Online
• OneDrive
• Sharepoint
• Teams
• Planner
• Entra ID
• Intune
• Defender
• Sensitivity Labels

Pojďme se tedy podívat, jak využíváme jednotlivé části plánu Microsoft 365 Business Premium.

Echange Online

Zajišťuje nám e-mailovou komunikaci. E-mail je dnes naprostá nutnost, ale není mailový server jako mailový server. Exchange umí daleko více než obyčejný mail server. Jednak je velikost schránek 50GB a k tomu je k dispozici 50GB archivu, takže nám nikomu i po dlouhých letech používání nedošlo místo ve schránce. Druhotně podporuje všechny možné synchronizace na Androidu i iOS / Apple. Tím máme možnost mít pořád aktuální informace, kdo nám píše a také synchronizovaný kalendář, kontakty a dostupnost kolegů. K dispozici máme i sdílené mailboxy, antivir, antispam a antimalware, prostě celkovou ochranu schránek tak, aby se k nám nedostaly různé nástrahy interntetu.

OneDrive

OneDrive požíváme pro data jednotlivce a pro zálohování zařízení, které používáme. Synchronizace je bezchybná a pokud třeba na ploše našeho počítače vytvoříme soubor, hned ho vidíme i v mobilu. A když se nám telefon, nebo třeba počítač rozbije, vezmeme nový, zadáme do něj přihlašovací údaje a „365tky“ nám podají naše soubory, maily, kontakty, kalendáře a vše ostatní během chvilky.

Také z něj sdílíme mezi sebou. Díky OneDrivu jsme mohli zlikvidovat hromadné e-maily, kdy pěti kolegům pošlete soubor k připomínkám a ono se vám vrátí šest verzí. Velikost jednoho terabajtu na člověka je až dost. V součtu to dělá skoro padesát terabajtů diskového prostoru – víc než doopravdy potřebujeme.

Sharepoint

Tam kde OneDrive slouží pro jednotlivce, je Sharepoint určený pro týmy a skupiny. Má následující strukturu:

Web-Dokumentová knihovna-Složky a ve složkách soubory. Tím nám vznikly prostory pro naše kolegy, aby si mohli ukládat sdílené soubory přímo do složek, kde je ostatní uvidí hned. Sharepoint také umí e-mailové notifikace, takže když do něj uložíte něco nového, nebo třeba opravíte soubor, Sharepoint pošle oznámení kolegům, že je něco nového.

V neposlední řadě je Sharepoint provázaný s Teamsy, a tak skupiny v Teamsech mají svůj prostor na dokumenty a opačně – dokumenty můžete přidat do Teamsů.

Sharepoint máme rozdělený na weby podle oddělení – Marketing, Finance, Management, Technická podpora, Azure, Byteca a další. Tím má každé oddělení své soubory po ruce.

Teams

Spolu s Outlookem jsou Teamsy stěžejní aplikací pro naši komunikaci. Tam, kde je Outlook určený pro oficiální komunikaci a nepracuje v reálném čase, jsou Teams skvělou aplikací právě pro komunikaci online – v reálném čase.

Používáme je na online schůzky, chaty, oznámení, volání, webináře a také jako místo, které sdružuje všechny služby 365 do jednoho místa.

Informační kanály slouží jako místo, kde má tým vše pohromadě – úkoly, projektové řízení, poznámky ze schůzek, projektovou dokumentaci, KPI z PowerBI a samozřejmě oznámení.

Velmi dobře nám také funguje celofiremní informační kanál, do kterého mají přístup všichni. Když je potřeba něco důležitého oznámit všem, stačí to napsat a celé firmě pípne zpráva na mobilu.

Díky Teamsům máme vždy kolegy po ruce a je jedno, jestli jsme v kanceláři, na cestách nebo pracujeme z domova.

Planner

Planner se nám stará o úkoly. Ty se dělí na dvě části. Ta první je individuální, Planner se stará o osobní úkoly a každý má tak přehled o svých úkolech. K tomu slouží aplikace To-Do, nebo Teams. Teams nám však připadají lepší, protože máme k dispozici i část druhou, úkoly skupinové.

Ty jsou vždy k dispozici v částí Sdílené plány a tam máme jak úkoly k řízení chodu firmy, tak úkoly projektové, které se vztahují k řízení projektů zákaznických, nebo interních.

Planner nám umí poslat notifikace o přidělených úkolech, stejně tak se umí připomenout, že se blíží datum splnění, nebo že jsme něco prošvihli.

Entra ID

Dříve pojmenováno jako Azure Active Directory, Entra ID slouží pro centrální správu identit. Tady si zakládáme uživatele, nastavujeme jim přístup, přidělujeme licence a nastavujeme bezpečnost, jako je například podmíněný přístup.

Do Entra ID také připojujeme naše počítače, abychom se do nich přihlašovali identitou z M365 a měli single sign on, tedy jednotné přihlášení. Jakmile se přihlásíme do počítače, nemusíme se znovu ověřovat třeba do Sharepointu, nebo jiných služeb.

V Entra ID také nastavujeme bezpečnost celého tenantu a různé bezpečnostní politiky, nastavení je celá řada. Pomáhají, tak říkajíc, „utáhnout šrouby“ a zabránit nechtěnému přístupu k datům a odrazit různé útoky.

Intune

Konfigurace počítačů, zajištění bezpečnosti koncových zařízení, soulad s firemními politikami a vzdálená správa koncových zařízení, to všechno je Intune. Tímto nástrojem spravujeme na dálku naše počítače a zajišťujeme, aby byly dodrženy firemní nařízení.

Zajišťuje, že na našich počítačích je nainstalován povolený operační systém a aplikace, že jsou zašifrované disky a že se do našich počítačů přihlásí jen ten, kdo doopravdy přístup mít má. Na všech počítačích je funkční antivirus.

Defender

Defender je stručně řečeno antivirus. Chrání zařízení před viry, malwarem a dalšími hrozbami z internetu. Je to centrální systém pro ochranu jak počítačů, tak e-mailů a dalších onlinových služeb.

Sensitivity labels

Citlivostní značky zde ještě zmiňujeme pro doplnění. Je pro nás důležité, aby některé soubory byly zašifrované a pokud obsahují citlivé údaje, aby se nedostaly do nevhodných rukou. Nastavením citlivosti se dokument zašifruje na požadovanou úroveň a i kdyby došlo k jeho úniku, jeho obsah nepůjde přečíst.

Závěrem

V Microsoft 365 Business Premium je mnohem víc služeb a z celého spektra jich také využíváme více. Pokud byste se rádi dozvěděli více o tomto balíčku služeb, kontaktujte nás, rádi vám předáme vlastní zkušenosti z provozu a budeme s vámi konzultovat vaše služby a nastavení.

Poskytujeme poradenství, licencování, provoz a technickou podporu pro Microsoft 365 od roku 2016, dnes již pro sedm set firem. Máme tedy celou zásobu tipů a triků jak pomoci i vám, kontaktujte nás ZDE.